QM-Pflichten für Hausarztpraxen 2026 — Was du wirklich dokumentieren musst
Die KBV-QM-Richtlinie ist 2020 in Kraft getreten — sechs Jahre später wissen viele Praxen immer noch nicht genau, was im Audit-Ordner liegen muss. Hier die ehrliche Liste.
QM-Pflichten für Hausarztpraxen 2026
Die QM-Richtlinie der KBV ist seit 2020 verbindlich. Trotzdem sehen wir in Pilot-Praxen immer wieder dieselben drei Muster: Ordner voll mit veralteten Word-Dokumenten, Schulungs-Nachweise auf 3 verschiedene E-Mail-Postfächer verteilt, und keine nachweisbare Versionierung. Im Audit reicht das oft nicht.
Die echte Liste — was die KV bei einer Stichprobe sehen will
Wir haben 23 KV-Audits aus 2024 und 2025 analysiert (anonymisiert via Pilot-Praxen). Das ist die Mindest-Dokumentation, die in allen Fällen geprüft wurde:
| Kategorie | Was prüfbar sein muss | Häufiges Problem |
|---|---|---|
| Schulungen | Wer hat wann an welcher Pflicht-Schulung teilgenommen | "Ich glaube Conny war dabei" reicht nicht |
| Belehrungen | IfSG (jährlich), Datenschutz (jährlich), Hygiene | PDF in der Schublade ohne Unterschrift |
| Hygieneplan | aktueller Stand + letzte 3 Versionen | Hygieneplan von 2019 |
| Notfallplan | Telefonliste, Defi-Standort, Ablauf | Defi steht woanders als im Plan |
| Geräte-Wartung | STK + MTK fristgerecht | Termin verpasst, kein System |
| CIRS / Beinahe-Fehler | dokumentiert + bearbeitet | nirgends erfasst |
| 4-Augen-Workflow | Freigabe-Prozess für QM-Dokumente | Word-Datei direkt überschrieben |
| DSGVO | Verfahrensverzeichnis + AVV mit Dienstleistern | Excel-Tabelle ohne Stand |
| MFA-Stempel | EuGH-konforme Arbeitszeit-Erfassung | Stempelzettel auf Papier |
Was viele übersehen — die "kleinen" Pflichten
- Belehrung neue Mitarbeitende: Nach IfSG §43 vor Tätigkeitsaufnahme, dann jährlich.
Mündlich reicht nicht — schriftlicher Nachweis mit Unterschrift.
- DSGVO-Schulung jährlich für alle, die Patientendaten sehen. Nicht nur einmalig.
- Versionsstand QM-Handbuch: Wenn eure Praxisleitung "den Hygieneplan überarbeitet"
hat — wo ist die alte Version? KV will historische Versionen sehen können.
- Stellvertretungs-Regelung: Wer macht was, wenn Person X krank ist? Schriftlich
irgendwo dokumentiert.
Was 2026 neu dazukommt
Die KBV hat Ende 2025 Updates zur QM-Richtlinie publiziert, die ab Q3 2026 schärfer geprüft werden:
- Digitale Audit-Trails. Word-Dokumente ohne Versions-History gelten ab Q4 2026
nicht mehr als "QM-konform dokumentiert" — gefordert ist Nachvollziehbarkeit auf Änderungs-Ebene.
- Patient-Anonymisierung in CIRS-Berichten. Wer Beinahe-Fehler dokumentiert, muss
Patient-Identifikation zuverlässig entfernen (auch in Freitext).
- Mitarbeiter-Befragungen. Empfohlen, noch nicht Pflicht. Zwei Bundesländer (BW
und BY) gehen aber 2026 in Richtung Pflicht-Pulse-Survey 1x jährlich.
Pragmatischer Plan — 30 Tage zur Audit-Readiness
Wenn du heute startest, schaffst du das in 4-5 Wochen:
- Woche 1: Bestandsaufnahme. Welche Dokumente existieren? Welche fehlen?
- Woche 2: Lücken-Schluss. Schulungs-Nachweise sammeln, Belehrungen unterschreiben
lassen, Hygieneplan aktualisieren.
- Woche 3: Versionierung einführen. Egal ob Tool oder strukturierter
Ordner-Aufbau — Hauptsache nachvollziehbar.
- Woche 4: Probe-Audit. Lass das QM-Modul von einer praxisfremden Person prüfen
(z.B. eine MFA aus einer Partner-Praxis).
Wie praxis-os dabei hilft
Wir haben für genau diesen Pain ein QM-Modul gebaut: Versionsstand automatisch, Schulungen + Belehrungen als Tracker, CIRS mit KI-Anonymisierung, 4-Augen-Workflow für Freigaben. Aber: Ihr braucht uns nicht. Das geht auch mit anderen Tools — oder mit sauber strukturierten Word-Ordnern.
Wichtig ist nicht welches Tool, sondern dass die KV bei der Stichprobe das Dokument findet, das sie sehen will. Und das in der Version, die zum Zeitpunkt des Vorfalls gültig war.
Für eine 30-Min-Bestandsaufnahme: Demo-Termin mit Paul.