MFA-Onboarding — Der 90-Tage-Plan

Aus 4 Monaten Pilot-Daten haben wir eine Zahl, die uns selbst überrascht hat: In Praxen ohne strukturiertes Onboarding verlassen 38% der neuen MFAs die Praxis innerhalb der ersten 6 Monate. Mit strukturiertem 90-Tage-Plan sinkt diese Quote auf ~15%.

Die Mechanik dahinter ist simpel: Eine neue MFA weiß in Woche 2 oft nicht, was sie nicht weiß. Wer Schulungen, Belehrungen und Skill-Aufbau in den ersten 90 Tagen strukturiert führt, baut Vertrauen und Kompetenz parallel auf.

Was muss in den ersten 90 Tagen passieren?

Aus KBV-Sicht + Praxis-Realität:

Tag 1-7 — Eintritt + Pflicht-Belehrungen

Pflicht (KBV / IfSG / DSGVO):

• IfSG §43 Belehrung (vor Tätigkeitsaufnahme!)
• DSGVO-Belehrung
• Schweigepflicht nach §203 StGB (Unterschrift)
• Hygieneplan-Einweisung
• Notfallplan-Einweisung
• Brandschutz + Erste Hilfe

Praktisch:

• Vorstellung im Team
• Praxisrundgang
• Schlüssel + Zugang (PVS-Login, E-Mail, Stempel-PWA)
• Spind / Garderobe / Kaffee 😄

Tag 8-30 — Skill-Aufbau Basics

Schulungen:

• PVS-Bedienung (Termin, Patientenakte, Anamnese)
• Telefon-Standards (Begrüßung, Triage-Basics, Vorgangsweiterleitung)
• Anmeldung-Standards (Versicherten-Karte, Identitätsabgleich, GKV vs PKV)
• Hygiene-Praxis (Händedesinfektion, Sterilisation-Grundlagen)
• Blutabnahme (wenn Skill erforderlich) — Begleit-Hospitation + erste eigene Versuche

mit Supervision

Praktisch:

• Jede Woche 30-Min-Check mit Praxisleitung
• Mentor:in zugewiesen (erfahrene MFA)
• Erste Schicht ohne Backup nach Woche 3 (frühestens)

Tag 31-60 — Eigenständigkeit + Vertiefung

Schulungen:

• Notfall-Übung (Defi-Standort, Reanimation, Rollenverteilung) — praktisch geübt
• CIRS-System-Einführung
• Praxis-spezifische SOPs (Spritzbesteck, Wundversorgung, Verbandwechsel, etc.)
• Kommunikations-Workshop schwierige Patient:innen

Praktisch:

• Erste Pulse-Survey-Antwort einplanen (kein Druck, anonym, freiwillig)
• 60-Tag-Gespräch: "Wie geht's? Was fehlt dir? Was hat überrascht?"

Tag 61-90 — Verankerung + Probezeit-Bewertung

Schulungen:

• Spezialthemen je nach Praxis (Sono-Vorbereitung, EKG, Wundmanagement-Vertiefung)
• DMP-Workflows (wenn relevant)
• KBV-Pflicht-Schulungen die noch offen sind

Praktisch:

• 90-Tag-Probezeit-Gespräch: Übernahme ja/nein, Feedback in beide Richtungen
• Skill-Matrix-Update: Was kann die neue MFA jetzt zuverlässig?
• Erste Eigen-Verantwortung (z.B. eine SOP betreuen)

Was passiert oft schief?

Aus Pilot-Discovery:

1. "Wir zeigen ihr das schon." Onboarding nur durch Mentor:in, kein Plan, keine

Dokumentation. Folge: Lücken werden 6 Monate später beim Audit sichtbar.

1. Belehrungen "irgendwann" gemacht. IfSG-Belehrung erst nach 3 Wochen — das ist

bereits ein Verstoß.

1. Keine Pulse / Check-in. Neue MFA fühlt sich überfordert, sagt aber nichts. Geht

nach 4 Monaten.

1. Kein Skill-Matrix-Update. Mentor:in sagt "kann das jetzt", aber Schichtplan

ordnet ihr trotzdem nicht zu. Sie verliert Vertrauen.

Wie strukturieren — mit oder ohne Tool

Ohne Tool (Word + Excel)

Eine Onboarding-Checkliste pro neue MFA:

• 47 Items (alle Pflicht-Belehrungen, Schulungen, Skill-Checkpoints)
• Spalten: Geplant / Durchgeführt am / Verantwortlich / Unterschrift MFA
• 1× pro Woche Status-Check

Funktioniert. Anstrengend zu pflegen, vor allem bei mehreren Neueinstellungen parallel.

Mit Tool

praxis-os hat ein Onboarding-Modul: Pro neue:m MFA wird ein Plan generiert, Schulungen + Belehrungen automatisch in den Tracker eingetragen, Erinnerungen automatisch. Lead-MFA sieht Dashboard "Wo steht jede:r neue MFA gerade".

Alternative: HR-Tools wie Personio haben Onboarding-Templates, sind aber nicht praxis-spezifisch (keine IfSG-Belehrung-Pflicht-Defaults, keine KBV-Schulungs-Liste).

Was wir aus Pilot-Praxen gelernt haben

3 Hebel, die am meisten bringen:

1. Strukturierter 30/60/90-Tag-Gespräch-Slot. Nicht "irgendwann fragen", sondern

Termin im Kalender. Bringt strukturiertes Feedback in beide Richtungen.

1. Skill-Matrix sichtbar machen. Neue MFAs sehen "Ich kann Blutabnahme noch nicht,

das kommt in Woche 6" — gibt Orientierung statt Überforderung.

1. Mentor:in mit Zeit-Budget. "1h pro Woche Mentoring" als geblockte Zeit, nicht

"wann sie Zeit hat".

Bottom-Line

Onboarding ist eine Investition mit klarer Rendite: 90 Tage strukturierte Einarbeitung sparen ~6-12 Monate "warum sie nicht funktioniert"-Frust. Plus: KBV-Audit ist entspannter, wenn alle Belehrungen ab Tag 1 dokumentiert sind.

Wenn ihr aktuell "nach Bauchgefühl" onboardet — fangt mit einer Checkliste an. Das ist der billigste Hebel mit dem größten Effekt.

Onboarding-Vorlage als Excel — sagt einfach Bescheid, schicken wir gerne.