Vom Word-Chaos zum digitalen QM

Die meisten Praxen, mit denen wir reden, haben ein QM-System auf Word und Excel. Hygieneplan als .docx, Schulungsnachweise als Excel-Tabelle, Notfallplan als PDF auf USB-Stick. Funktioniert irgendwie — bis zum nächsten Audit.

Hier ist der echte Migrations-Plan einer 8-MFA-Hausarztpraxis im Q1 2026. Namen anonymisiert, Zeitleiste und Schritte real.

Ausgangslage

• 1 Praxisleiterin (Owner)
• 2 Ärztinnen
• 1 Lead-MFA
• 5 MFAs (1 Azubi)
• ~3.500 Patient:innen, GKV-Hausarztpraxis

Bestand vor Migration:

• 47 Word-Dokumente in 11 verschiedenen Ordnern (Verschiedene Cloud-Speicher, manche

nur lokal auf einem Rechner)

• Schulungs-Excel mit 4 Tabs (eines davon korrupt)
• Stempelzettel auf Papier (4 Stapel á ~200 Blatt)
• 1 zentraler PDF-Ordner mit Hygieneplan, Notfallplan, Brandschutz
• 2 WhatsApp-Gruppen für Schichttausch

Hauptprobleme:

1. Lead-MFA "Verwalter" für ~70% der Word-Dokumente — wenn sie Urlaub hat, niemand

findet was.

1. Schulungs-Excel war zuletzt im Februar 2025 vollständig — danach Lücken.
2. Audit-Sorge: KV-Stichprobe wäre nicht überstanden worden (keine Versionen, keine

Freigabe-Nachweise).

Woche 1: Bestandsaufnahme

Tag 1-2 — Inventarisierung. Alle Dokumente in eine zentrale Liste eingeben. Wir haben eine Google-Sheet-Vorlage genutzt (kann nachträglich exportiert werden). Spalten:

• Dokument-Name
• Letzte Änderung
• Verantwortlich
• Status (gilt / veraltet / unklar)
• Pflicht-Kategorie (Hygiene / Notfall / Schulung / ...)

Tag 3-4 — Aussortieren. Was ist veraltet? Was duplikatet sich? Was war "Test-Datei"? Bei dieser Praxis: Von 47 Word-Dokumenten waren 12 redundant oder veraltet.

Tag 5 — Lücken identifizieren. Fehlte ein Notfallplan? Eine SOP? Bei dieser Praxis: SOP für Telefon-Triage fehlte komplett, war "implizit gewusst".

Woche 2: Aufräumen + Versionieren

Tag 1-3 — Quellen-Konsolidierung. Alle Dokumente in eine einzige Struktur:

• /01_Hygiene/
• /02_Notfall/
• /03_Schulungen/
• /04_Stempel-und-Zeit/
• /05_CIRS/
• /06_DSGVO/

Wir haben das in praxis-os als Wissens-Hub-Struktur abgebildet — ihr könnt das aber auch in einem geteilten Ordner machen.

Tag 4-5 — Versions-System einführen. Jedes Dokument bekommt eine Versions-Nummer und ein Freigabe-Datum. Alte Versionen in _archiv/ Unterordner (nicht löschen!).

Woche 3: Schulungen + Belehrungen sortieren

Schulungs-Nachweise sammeln. Wer hat wann was gemacht? Bei dieser Praxis: 23 Pflicht-Schulungen für 8 Personen = 184 Nachweise. Davon waren am Anfang 47 dokumentiert, 137 nicht.

Lücken-Schluss:

• IfSG-Belehrung jährlich → war 2025 nicht gemacht → in einer Schichtbesprechung

nachgeholt + alle unterschrieben

• DSGVO-Schulung → war für 3 Personen offen → 30-Min-Workshop + Quiz
• Hygiene-Belehrung → war für Azubi offen → durchgeführt

Schulungs-Tracker einführen. Wer / Wann / Was / Wer hat unterrichtet / Wer hat quittiert. Bei dieser Praxis: in praxis-os, aber Excel oder Notion gehen auch.

Woche 4: Stempel + Schichtplan digitalisieren

Stempel-Migration. Papier-Stempelzettel → PWA. Wir haben den Mitarbeiter:innen gesagt: 2 Wochen Doppel-Tracking (Papier + PWA) für Vertrauen, dann Cut-off.

Schichtplan aus WhatsApp. Die WhatsApp-Gruppen sind nicht weg — aber alle echten Schichten + Tauschwünsche laufen jetzt über das Schichtplan-Modul. WhatsApp nur noch für "Hi, gibt's Kaffee?".

Was hat funktioniert (und was nicht)

✅ Hat funktioniert:

• Den 4-Wochen-Plan klar kommunizieren — kein "wir machen das dann irgendwann"
• 30-Min-Standup täglich in der Migrations-Phase ("Was hast du heute migriert?")
• Lead-MFA als Owner — eine Person treibt es, nicht alle nebenbei
• Doppel-Tracking bei Stempel (2 Wochen) — niemand fühlte sich überfahren

❌ Hat nicht funktioniert:

• "Lasst uns alle Word-Dokumente sofort in Markdown migrieren" — zu viel auf einmal.

Stattdessen: erst Strukur + Versionierung, Markdown später.

• Schulungs-Quiz zu früh einführen — die Akzeptanz war erst da, als die Migration

abgeschlossen war.

Was kostet das (Zeit)?

• Praxisleiterin: ~10h gesamt
• Lead-MFA: ~30h gesamt (war "Migration-Owner")
• MFAs: je ~3h (eigene Schulungs-Lücken, Stempel-Umstieg)
• Gesamt für die Praxis: ~58 Stunden Mitarbeit

Klingt viel, aber: Vor der Migration sind ~5h pro Woche fürs "Dokument-Suchen" und "Schulung-Nachschlagen" draufgegangen. Pay-off nach ~12 Wochen.

Was kostet das (Tool)?

Das ist die Frage, die fast immer kommt. Honest:

• Word + Excel + Google Drive: 0 € — aber 5+h/Woche Pflege.
• Etabliertes QM-Tool (iqs, AQM3): €2.000-3.000 Setup + €250+/Monat.
• praxis-os: Self-Service, kein Setup, monatlich.

Welches richtig ist hängt von eurer Größe ab. Eine 2-MFA-Praxis braucht vermutlich kein Tool. Eine 12-MFA-Praxis braucht eines, sonst kollabiert der QM-Aufwand.

Bottom-Line

Migration ist machbar in 4 Wochen — wenn ihr es als Projekt behandelt und einen Owner habt. Wenn es "wir machen das nebenher" ist, wird's 6 Monate dauern. Und der erste Audit-Brief von der KV kommt schneller.

Für einen 30-Min Strategie-Call wenn ihr nicht wisst wo anfangen: Demo mit Paul.